Cách sử dụng Google Drive tối ưu nhất

Google Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ nổi bật nhất hiện nay, với rất nhiều tính năng đáng giá. Ở bài viết này New2h sẽ cùng các bạn tìm hiểu rõ hơn và cách sử dụng Google Drive để tận dụng tối đa các tính năng, nâng cao hiệu quả công việc.

Một số thông tin cần biết về Google Drive

Google Drivedịch vụ lưu trữ đám mây đến từ Google, bạn có 15GB dung lượng miễn phí để lưu trữ dữ liệu. Tính đến năm 2017, ứng dụng lưu trữ đám mây này đã đạt được 800 triệu người dùng trên toàn thế giới. Hiện tại dịch vụ này đã hỗ trợ 68 ngôn ngữ nhằm giúp mọi người có thể dễ dàng sử dụng.

Ngoài ra, Google Drive còn có 3 công cụ cực kỳ đáng giáGoogle Docs (xử lý văn bản), Google Sheets (bảng tính) và Google Slides (bài thuyết trình) với khả năng làm việc tương tự Office, mạnh mẽ trong chia sẽ, làm việc theo nhóm.

Google Drive hỗ trợ lưu trữ, đọc những tập tin nào?

Ngoài thế mạnh lưu trữ bất kỳ loại dữ liệu nào, Google Drive còn hỗ trợ đọc hầu hết các tập tin phổ biến hiện nay như:

  • Microsoft Office (doc, docx, xls, xlsx,…).
  • PDF.
  • Hình ảnh (JPEG, PNG, GIF, TIFF, BMP và WEBP).
  • Video clip (MPEG4, 3GPP, MOV, AVI, MPEGPS, WMV, FLV, OGG và WebM).
  • Tệp âm thanh (MP3, MPEG, WAV).
  • Adobe Photoshop (psd, pdd, psdt).
  • Apple Pages (công cụ soạn thảo của Apple).
  • Autodesk AutoCAD.
  • PostScript.
  • Fonts chữ.

Google Drive hỗ trợ tải lên tối đa 5 TB/lần, đây là một con số khổng lồ nổi bật trong các dịch vụ lưu trữ trực tuyến hiện nay.

Google Drive hỗ trợ trên thiết bị, nền tảng nào?

  • Web.
  • Ứng dụng trên Chrome.
  • Hệ điều hành Windows, Mac OS, Android, iOS.
  • Điện thoại, máy tính bảng.
  • Người dùng Linux và Windows phone sẽ phải dùng phần mềm bên thứ ba để truy cập Google Drive.
  • Dung lượng miễn phí Google Drive và các gói cước nâng cấp

Mỗi tài khoản Google Drive sẽ 15 GB lưu trữ miễn phí. Tuy nhiên, nếu nhu cầu lưu trữ của bạn cao hơn thì có thể lựa chọn nâng cấp thêm dung lượng với chi phí như hình dưới. Các bước thanh toán cực kỳ dễ dàng.

Giá mua thêm dung lượng lưu trữ của Google Drive
Giá mua thêm dung lượng lưu trữ của Google Drive

Cách sử dụng Google Drive

Các hướng dẫn dưới đây tương tự nhau cho ứng dụng Google Drive trên máy tính, web hoặc trên thiết bị di động.

Cách tải dữ liệu lên Google Drive

  • Bước 1: Trong ứng dụng chọn biểu tượng dấu + (dấu cộng) Mới
Tải thêm file lên Google Drive
Click vào “+ Mới”
  • Bước 2: Chọn “Tải tệp lên” để tải lên 1 hay nhiều tập tin hoặc “Tải thư mục lên” để tải cả thư mục.
Chọn tệp tin hay thư mực cần tải lên.
Chọn tệp tin hay thư mực cần tải lên.
  • Bước 3: Lựa chọn tệp tin cần tải lên, nhấn Open để bắt đầu quá trình tải tệp lên.
Lựa chọn tệp tin cần tải.
Lựa chọn tệp tin cần tải.

Thông báo tải tệp, thư mục lên sau khi hoàn tất (bên góc phải).

Thông báo hoàn thành tải lên.
Thông báo hoàn thành tải lên.
Một số lưu ý khi không tải được tập tin lên Google Drive

  • Google Drive giới hạn các tập tin tải lên, nếu không tải được rất có thể tập tin của bạn đã vượt qua giới hạn từ Google Drive hoặc Google Drive hết dung lượng lưu trữ (15 GB đối với tài khoản miễn phí).
  • Google Drive: Giới hạn tải lên tập tin có kích thước 5TB (1TB = 1024GB).
  • Google Docs: Giới hạn tải lên 50 MB và 1.024.000 kí tự.
  • Google Sheets: Giới hạn tải lên 2.000.000 cells (tính toán quá phức tạp cũng không thể lưu thành công).
  • Google Slides: Giới hạn tải lên tập tin lớn hơn 100 MB.
  • Google Drawing: Không giới hạn.

Cách tải tệp, thư mục trên Google Drive về máy tính, điện thoại

  • Để tải về các tệp tin và thư mục trên Google Drive là hết sức đơn giản.
Tải về tập tin và thư mục trên Google Drive
Tải về tập tin và thư mục trên Google Drive
  • Bạn cần làm là chọn 01, nhiều tập tin về hoặc thư mục cần tải về.
  • Nhấn chuột phải và chọn “Tải Xuống” ở menu.
Lưu ý:

  • Khi bạn tải về nhiều tập tin hay thư mục thì Google Drive sẽ nén toàn bộ thành 01 tập tin .zip.
  • Quá trình này nhanh hay chậm tuỳ thuộc vào dung lượng, số lượng tệp tin của bạn.
  • Mình đã có hướng dẫn cách tải link Google Drive khi bị giới hạn nếu bạn gặp vấn đề này.

Chia sẻ tập tin, thư mục với người khác

Google Drive là một dịch vụ lưu trữ đám mây do đó tính năng chia sẻ tệp hoặc thư mục được đánh giá rất cao và đây cũng là một trong những tính năng mạnh mẽ mà bạn cần khai thác khi sử dụng dịch vụ này.

  • Bước 1: Nhấn chuột phải vào tập tin, thư mục cần chia sẻ (đối với điện thoại thì nhấn giữ tay và tập tin, thư mục cần chia sẻ) > Chọn Chia sẻ.

 

  • Bước 2: Sau đó bạn sẽ thấy một cửa sổ hiện lên, cho phép bạn tùy chỉnh những cài đặt trước khi chia sẻ. Có hai lựa chọn chia sẻ :
Chia sẽ hạn chế tập tin trên Google Drive
Chia sẽ hạn chế tập tin trên Google Drive
  • Chia sẽ hạn chế, ở đây chỉnh những người được bạn chia sẽ (thêm vào ở (2) như hình) mới có thể tải về, xem, chỉnh sửa tập tin được chia sẽ. Nhấn sao chép liên kếtclick xong để hoàn tất cài đặt.
Chia sẽ tập tin với bất kỳ ai có liên kết của tập tin.
Chia sẽ tập tin với bất kỳ ai có liên kết của tập tin.
  • Chia sẽ với bất kỳ ai có đường liên kết, với lựa chọn này bất cứ ai có được liên kết của tệp đều có thể xem, nhận xét, chỉnh sửa được tập tin (bạn có thể chỉnh sửa các quyền này).

Xoá tập tin, thư mục trên Google Drive

  • Click chuột phải lên tập tin hay thư mục cần xoá – Chọn Xoá (tập tin sẽ được chuyển vào thùng rác thay vì xoá hoàn toàn do đó dung lượng tệp vẫn được tính).
  • Để xoá vĩnh viển tập tin nhằm lấy lại dung lượng lưu trữ. Bạn click chọn “thùng rác” chọn “Dọn sạch thùng rác” và chọn “Xoá vĩnh viễn” ở hộp thoại hiện ra.
Xoá vĩnh viễn tập tin, thư mục trên Google Drive
Xoá vĩnh viễn tập tin, thư mục trên Google Drive

Chia sẽ, hợp tác nhóm cho công việc trên Google Drive

Đây là một trong những tính năng nổi bật được đánh giá cao trên Google Drive. Chia sẻ tệp, cùng chỉnh sửa cho tất cả các thành viên trong nhóm rất hiệu quả. Điều này sẽ giúp bạn tiện lợi hơn trong công việc.

Mọi thao tác chỉnh sửa, hay thành viên nào đang xem, chỉnh sửa tập tin đều được ghi lại lịch sử ở mục thông tin.

  • Để xem thông tin tệp, bạn hãy nhấn chuột trái vào biểu tượng chữ i bên góc phải màn hình hoặc nhấn chuột phải vào tệp > Xem chi tiết.
Thông tin chi tiết tập tin trên Google Drive
Thông tin chi tiết tập tin trên Google Drive

Ví dụ: Bạn cần giao việc cho nhóm của mình, việc quản lý dễ dàng hơn, chi tiết chỉnh sửa, số lần chỉnh sửa, góp ý,… đều được thể hiện đầy đủ.

Tóm lượt

Ok vậy là mình đã cơ bản giúp bạn hiểu rõ các tính năng và cách sử dụng Google Drive. Nếu có thắc mắc hay đóng góp ý kiến cho bài viết bạn có thể để lại bình luận.

Nguyễn Khang

Xin chào mình là Khang Nguyễn thành viên của GCS TEAM. Hiện tại mình đang là một freelance, chuyên môn của mình là tối ưu Wordpress, Design và Digital Marketing. Twitter + Facebook

Viết một bình luận